Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office Comunitation).
Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut. Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:
- Komunikator : orang yang menyampaikan pesan
- Pesan : ide atau informasi yang disampaikan
- Media : sarana komunikasi
- Komunikan : audience, pihak yang menerima pesan
- Umpan Balik : respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya
Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.
Sedangkan kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi, yaitu:
1. Segi Fisik
Dari segi fisiknya adalah kantor dalam arti sempit,kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya,sehingga bersifat statis. Dalam arti statis, kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usahaatau pelaksanaan kegiatn yang bersifat tulis menulis. pekerjaan kantor atau tata usaha sering disebut dengan berbagai istilah misalnya, office work, clerical work, paper work, admministratie (bahasa Belanda). Semua istilah itu, mengandung pengertian yang sama yaitu kegiatan kantor, kegiatan yang bersifat tulis menulis atau kegiatan tata usaha.
2. Segi Aktivitas
Dari segi aktifitas atau kegiatannya, kantor mempunyai sifat sinamis, dalam arti ada pembagian tugas. Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu yunit ke unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor memilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.
- Fungsi Komunikasi, antara lain:
1. Membangun Konsep Diri (Establishing Self-Concept)
2. Eksistensi Diri (Self Existence)
3. Kelangsungan Hidup (Live Continuity)
4. Memperoleh Kebahagiaan (Obtaining Happiness)
5. Terhindar dari Tekanan dan Ketegangan (Free from Pressure and Stress)
Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit ke unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.
- Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :
1. Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.
2. Hubungan tata usaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah.
- Etika Komunikasi kantor
“ Etika Komunikasi Kantor ”, merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.
Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.
Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai.oleh karena itu,setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:
- Kesusilaan,dan atau budi pekerti yang baik
- Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
- Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi.
