Pertanyaan-Jawaban T. Administrasi

Pertanyaan :

1.      Apa saja ciri-ciri manajemen arsip yang baik ?

2.      Apa saja yang perlu disiapkan dalam memimpin sebuah rapat ?

3.      Dalam komunikasi, apakah perlu ada rencana komunikasi pada manajemen ?

4.      Apa tugas tata usaha kantor ?

5.      Apa saja tahap-tahap proses pengawasan ?

6.      Apakah ada pengaruh antara desain interior dan lingkungan perkantoran terhadap kinerja karyawannya ?

7.      Apakah seorang manajer memerlukan manajement komunikasi untuk diterapkan di sebuah perusahaan ?

Jawaban :

1.      Ciri-ciri manajemen arsip yang baik adalah (Wursanto, 1991:30) :

1)   Mudah dilaksanakan

       Sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam hal penyimpanan, pengambilan maupun pengembalian.

2)   Mudah dimengerti

     Sistem kearsipan harus sederhana dan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

3)   Murah/ekonomis

     Tidak berlebihan dalam hal pengeluaran dana maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan ataupun perlengkapan arsip.

4)   Tidak memakan tempat

     Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung, rak arsip, almari dan sebagainya.

5)   Mudah dicapai

     Arsip harus mudah disimpan dan diketemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

6)   Cocok bagi organisasi

     Sistem yang digunakan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan                  organisasi.

7)   Fleksibel atau luwes

     Artinya dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.

8)   Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

     Arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab maupun oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

9)   Mempermudah pengawasan

      Untuk mempermudah pengawasan arsip dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, seperti kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip/slip out.

2.      Hal-hal yang perlu disiapkan untuk memimpin sebuah rapat :

1.    Memahami tujuan rapat yang diselenggarakan

2.    Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat

3.    Memahami setiap acara rapat

4.    Memahami perencanaan prosedur rapat

5.    Menghubungi/ menyiapkan notulen rapat

6.    Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi

7.    Mempersiapkan perlengkapan rapat

8.    Memeriksa ruangan rapat

3.      Dalam manajemen, perlu rencana komunikasi tetapi rencana Komunikasi disini lebih diarahkan kepada Manajemen Proyek. Sebuah Proyek pasti memerlukan perencanaan dalam pengoprasiannya dan rencana itu tidak akan dapat di laksanakan tanpa adanya komunikasi yang baik dalam penyampaiyanya , artinya apabila kita mempunyai sebuah gagasan dan tidak tau cara penyampaiannya pasti akan percuma, disinilah pentingnya Rencana Komunikasi ,,

4.      Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tugas tata usaha adalah sebagai berikut :

1)    Menghimpun : kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang  diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.

2)    Mencatat : keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.

3)    Mengola : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.

4)    Menggandakan : keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.

5)    Mengirim : kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan bernagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

6)    Menyimpan : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.

5.      Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
       1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
       2. Mengukur pelaksanaan
       3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
       4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

6.      Ada pengaruh antara desain interior dan lingkungan perkantoran terhadap kinerja karyawan, sebab seorang karyawan nyaman bekerja dan nyaman dengan situasi lingkungan bekerjanya, maka berpengaruh juga dengan kinerjanya, secara otomatis kinerjanya akan meningkat.

7.      Perlu, sebab informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.