Pertanyaan-Jawaban T. Administrasi

Pertanyaan :

1.      Apa saja ciri-ciri manajemen arsip yang baik ?

2.      Apa saja yang perlu disiapkan dalam memimpin sebuah rapat ?

3.      Dalam komunikasi, apakah perlu ada rencana komunikasi pada manajemen ?

4.      Apa tugas tata usaha kantor ?

5.      Apa saja tahap-tahap proses pengawasan ?

6.      Apakah ada pengaruh antara desain interior dan lingkungan perkantoran terhadap kinerja karyawannya ?

7.      Apakah seorang manajer memerlukan manajement komunikasi untuk diterapkan di sebuah perusahaan ?

Jawaban :

1.      Ciri-ciri manajemen arsip yang baik adalah (Wursanto, 1991:30) :

1)   Mudah dilaksanakan

       Sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam hal penyimpanan, pengambilan maupun pengembalian.

2)   Mudah dimengerti

     Sistem kearsipan harus sederhana dan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

3)   Murah/ekonomis

     Tidak berlebihan dalam hal pengeluaran dana maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan ataupun perlengkapan arsip.

4)   Tidak memakan tempat

     Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung, rak arsip, almari dan sebagainya.

5)   Mudah dicapai

     Arsip harus mudah disimpan dan diketemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

6)   Cocok bagi organisasi

     Sistem yang digunakan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan                  organisasi.

7)   Fleksibel atau luwes

     Artinya dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.

8)   Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

     Arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab maupun oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

9)   Mempermudah pengawasan

      Untuk mempermudah pengawasan arsip dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, seperti kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip/slip out.

2.      Hal-hal yang perlu disiapkan untuk memimpin sebuah rapat :

1.    Memahami tujuan rapat yang diselenggarakan

2.    Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat

3.    Memahami setiap acara rapat

4.    Memahami perencanaan prosedur rapat

5.    Menghubungi/ menyiapkan notulen rapat

6.    Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi

7.    Mempersiapkan perlengkapan rapat

8.    Memeriksa ruangan rapat

3.      Dalam manajemen, perlu rencana komunikasi tetapi rencana Komunikasi disini lebih diarahkan kepada Manajemen Proyek. Sebuah Proyek pasti memerlukan perencanaan dalam pengoprasiannya dan rencana itu tidak akan dapat di laksanakan tanpa adanya komunikasi yang baik dalam penyampaiyanya , artinya apabila kita mempunyai sebuah gagasan dan tidak tau cara penyampaiannya pasti akan percuma, disinilah pentingnya Rencana Komunikasi ,,

4.      Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tugas tata usaha adalah sebagai berikut :

1)    Menghimpun : kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang  diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.

2)    Mencatat : keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.

3)    Mengola : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.

4)    Menggandakan : keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.

5)    Mengirim : kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan bernagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

6)    Menyimpan : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.

5.      Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
       1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
       2. Mengukur pelaksanaan
       3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
       4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

6.      Ada pengaruh antara desain interior dan lingkungan perkantoran terhadap kinerja karyawan, sebab seorang karyawan nyaman bekerja dan nyaman dengan situasi lingkungan bekerjanya, maka berpengaruh juga dengan kinerjanya, secara otomatis kinerjanya akan meningkat.

7.      Perlu, sebab informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

Kmunikasi Perkantoran

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office Comunitation).

Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.  Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut. Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:

1. Komunikator    : orang yang menyampaikan pesan
2. Pesan                 : ide atau informasi yang disampaikan
3. Media                : sarana komunikasi
4. Komunikan       : audience, pihak yang menerima pesan
5. Umpan Balik   : respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan.  Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.

Sedangkan kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi, yaitu:

1.      Segi Fisik

Dari segi fisiknya adalah kantor dalam arti sempit,kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya,sehingga bersifat statis. Dalam arti statis, kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usahaatau pelaksanaan kegiatn yang bersifat tulis menulis. pekerjaan kantor atau tata usaha sering disebut dengan berbagai istilah misalnya, office work, clerical work, paper work, admministratie (bahasa Belanda). Semua istilah itu, mengandung pengertian yang sama yaitu kegiatan kantor, kegiatan yang bersifat tulis menulis atau kegiatan tata usaha.

2.      Segi Aktivitas

Dari segi aktifitas atau kegiatannya, kantor mempunyai sifat sinamis, dalam arti ada pembagian tugas. Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu yunit ke unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor memilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.

•    Fungsi  Komunikasi, antara lain:

1.      Membangun Konsep Diri (Establishing Self-Concept)

2.      Eksistensi Diri (Self Existence)

3.      Kelangsungan Hidup (Live Continuity)

4.      Memperoleh Kebahagiaan (Obtaining Happiness)

5.      Terhindar dari Tekanan dan Ketegangan (Free from Pressure and Stress)

Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit ke unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.

•  Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

1.      Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.

2.      Hubungan tata usaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah.

•  Etika Komunikasi kantor

“ Etika Komunikasi Kantor ”, merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.

Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.

Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai.oleh karena itu,setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:

1. Kesusilaan,dan atau budi pekerti yang baik
2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
3. Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi.